Как оформить журналы инструктажей по охране труда по новым правилам

Трудинспекторы проверяют не только наличие, но и правильность заполнения журналов регистрации по охране труда. Одна неверная запись или ее отсутствие может привести к штрафу.

Существует обязательный перечень журналов регистрации по охране труда, которые должны быть в каждой организации (таблица).

Журналы по охране труда, которые обязательно должны быть в организации

Название	Основание	Форма	Особенности
Журнал регистрации вводного инструктажа	Пункт 2.1.3 Порядка, утв. постановлением Минтруда и Минобразования от 13.01.2003 № 1/29	ГОСТ 12.0.004–2015	Фиксируйте в журнале информацию обо всех сотрудниках, с которыми провели вводный инструктаж по охране труда при устройстве на работу
Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте	Пункт 2.1.3 Порядка, утв. постановлением Минтруда и Минобразования от 13.01.2003 № 1/29		Регистрируйте в журнале первичный на рабочем месте, повторный и внеплановый инструктажи по охране труда
Журнал целевого инструктажа	Пункт 2.1.3 Порядка, утв. постановлением Минтруда и Минобразования от 13.01.2003 № 1/29		Этот журнал можно не вести отдельно, а вносить информацию о целевых инструктажах в журнал регистрации инструктажей на рабочем месте
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве	Пункт 33 приложения 2, утв. постановлением Минтруда от 24.10.2002 № 73	Форма 9 из приложения 1, утв. постановлением Минтруда от 24.10.2002 № 73	Журнал должен быть, даже если на предприятии не было ни одного несчастного случая
Журнал учета присвоения группы I по электробезопасности неэлектротехническому персоналу	Пункт 2.5 Правил, утв. приказом Минтруда от 24.07.2013 № 328н	Обязательной формы журнала нет, можно ориентироваться на приложение 2 к приказу Минсвязи от 10.04.2003 № 39	Требования к журналу указаны в п. 2 примечаний к приложению 1 Правил, утв. приказом Минтруда от 24.07.2013 № 328н
Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля	Приказ Минэкономразвития от 24.05.2010 № 199	Приложение 4 к приказу Минэкономразвития от 24.05.2010 № 199	Информацию о проверке компании вносит должностное лицо, которое проводит проверку (п. 13 ст. 18 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ)

Кроме того, есть журналы, которые обязательны для предприятий с определенной спецификой.

Пример

Если сотрудники выполняют работы в электроустановках, то все выданные наряды-допуски обязательно фиксируют в журнале учета работ по нарядам-допускам и распоряжениям для работы в электроустановках (утвержденная форма в приложении 8 к Правилам, утв. приказом Минтруда от 24.07.2013 № 328н). Все результаты проверок знаний электротехнического персонала обязательно фиксируют в журнале учета проверки знаний правил работы в электроустановках (утвержденная форма в приложениях 5 и 6 к Правилам, утв. приказом Минтруда от 24.07.2013 № 328н). Если на предприятии сотрудники проходят предрейсовые, предсменные медосмотры, их фиксируют в журнале регистрации (приказ Минздрава от 15.12.2014 № 835н) и т. д.

Если утвержденных форм журнала нет, а закон обязывает их вести, предприятие может использовать рекомендованные формы из ГОСТа и других нормативных документов, добавлять в них дополнительные графы.

Организация может принять решение руководствоваться при обучении по охране труда не только Порядком (утв. постановлением Минтруда и Минобразования от 13.01.2003 № 1/29), но и ГОСТ 12.0.004–2015 и прописать это в своих локальных документах предприятия. С этого момента все формы документов, приведенные в ГОСТе, становятся обязательными для организации. Инспектор ГИТ во время проверки будет их требовать и сверять с утвержденными формами.

Как правильно заполнять журналы

Утвержденных методических рекомендаций о том, как правильно заполнять журналы регистрации по охране труда, нет. Но есть типичные ошибки, за которые при проверках инспектор ГИТ может привлечь к административному наказанию.

Ошибка 1: сокращения

Иногда сотрудники, которые заполняют журнал, сокращают имена и отчества работников, их должности, названия подразделений. Если в организации много сотрудников и есть однофамильцы, в этом случае при проверке специалисту по охране труда придется доказывать, что именно этот сотрудник прошел инструктаж или получил наряд-допуск.

Ошибка 2: исправления

Иногда специалисты во время заполнения журнала допускают ошибку. Чтобы исправить это, они ее замазывают, зачеркивают или заштриховывают. Инспекторы ГИТ могут усомниться в достоверности информации. Особенно, если в журналах инструктажей, например, замазана фамилия сотрудника и сверху написана другая. Чтобы исправить такую ошибку, зачеркните неверную запись, впишите верную и укажите «Исправленному верить». Поставьте Ф. И. О., подпись и дату внесения исправления.

Ошибка 3: не указана причина проведения

Если вы провели внеплановый, целевой инструктажи, но не указали причину их проведения, будет трудно доказать инспектору ГИТ, что вы выполнили предупредительные или корректирующие мероприятия. Укажите в строке, на каком основании вы провели инструктаж.

Ошибка 4: нет записи о стажировке

Если в журнале не будет указана стажировка, доказать, что ее действительно проводили, будет сложно. Количество смен на время стажировки должно соответствовать тому, что указано в отраслевых нормативных документах. Инспектор ГИТ может привлечь руководителя организации к административной ответственности по пункту 3 статьи 5.27.1 КоАП. Наказание за это — штраф от 110 тыс. до 130 тыс. руб.

Ошибка 5: нет фамилии инструктирующего

В журнале обязательно указывают фамилию работника, который проводил инструктаж, и его должность. Делать это может сотрудник, у которого есть для этого полномочия и действующее удостоверение по охране труда. В противном случае инспектор не признает, что инструктаж провели.

Как правильно оформить журналы

Заполненные журналы по охране труда нужно хранить в организации минимум 10 лет (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558). А есть и такие, которые работодатель хранит постоянно, например, журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Поэтому лучше, если у них будет обложка с твердым переплетом.

Перед тем как начать вести журналы:

Пронумеруйте журнал. Вы можете присвоить номер каждой странице или только листам журнала.
Прошнуруйте журнал. Это можно делать с помощью шпагата, ленты или капроновой нити.
Закрепите наклейкой концы шнуровки на обложке журнала или на его последнем листе.
Подпишите наклейку. Делает это сотрудник, который в организации отвечает за ведение журнала. На наклейке сделайте надпись с информацией о количестве листов, дате начала журнала и т. д.
Скрепите журнал печатью организации. Поставьте печать так, чтобы ее часть была на наклейке, а другая часть на обложке или листе журнала.

Как избежать штрафов и правильно внести исправления в журналы инструктажей

Аккуратно замазать корректором неправильную запись, сверху сделать верную. Поставить рядом дату, свою подпись и указать «Исправленному верить».
Неправильную запись зачеркнуть, а новую сделать после последней записи в журнале.
Зачеркнуть неправильную запись, внести верную, указать «Исправленному верить». Поставить Ф. И. О., подпись и дату внесения исправления.

Ольга ГРЕВЦЕВА

главный редактор журнала «Охрана труда в вопросах и ответах», эксперт